Procedura desfășurare Adunări Generale, în condițiile măsurilor de precauție impuse de răspândirea coronavirus

Adunarea Generala este convocată in data de 19.03.2020  la ora 09,00.  A doua convocare este pentru data de 19.03.2020 la ora 10,00. Locul declarat pentru desfășurarea Adunării Generale este sediul filialei.

În cadrul filialei se va amenaja un spațiu suficient de mare, stabilit ca fiind locul de desfășurare al Adunării Generale. Accesul la lucrările Adunării Generale se va putea realiza în sistem online și/sau offline – prezența la sediu doar pentru exercitarea dreptului de vot. Numărul maxim de membri care vor putea avea acces concomitent în cadrul filialei se va stabili astfel încât să se asigure o distanță de cel puțin 2 metri între membri. Se va evita accesul concomitent în filială a unui număr de membri care să depășească numărul stabilit anterior. Se interzice staționarea unui membru mai mult de 15 minute în sediul filialei.

Pentru înscriere, membrii eligibili care doresc să participe la lucrările Adunării Generale vor avea acces la un formular online. Pentru cei care aleg să-și exprime votul la sediul filialei va exista opțiunea alegerii intervalului orar în care vor fi prezenți în filială, ținându-se cont de limita precizată la paragraful anterior.

• Acces online

Începând cu ora 08,30 se va acorda acces la platforma online pe baza înscrierilor din formularul online. Accesul se va acorda doar persoanelor care se vor putea identifica video prin prezentarea unui act de identitate. Secretariatul va verifica actele de identitate ale membrilor care vor participa online la lucrările Adunării Generale.

La ora stabilită pentru convocarea Adunării Generale, președintele și membrii CF vor deschide Adunarea Generală, de la sediul filialei, utilizând platforma online, iar cenzorul va da citire PV privind statutaritatea. În cazul în care nu se poate asigura cvorumul necesar pentru desfășurarea Adunării Generale începând cu ora primei convocări, lucrările acesteia se vor relua la ora stabilită pentru a doua convocare. Secretariatul va asigura posibilitatea accesului la platforma online pentru membri, pe baza actului de identitate. La ora stabilită pentru a doua convocare, președintele CF împreună cu membrii CF vor deschide Adunarea Generală, utilizând platforma online, iar cenzorul va da citire PV privind statutaritatea.

După declararea statutarității întrunirii Adunării Generale se vor prezenta materialele de pe Ordinea de zi. După începerea lucrărilor nu se va mai permite accesul altor membri pe platforma online. Membrii vor avea posibilitatea să adreseze întrebări prin chat.

Votul trebuie să fie personal. În acest sens, la exprimarea votului fiecare membru care are acces la platformă, inclusiv video, va fi accesat individual, acesta exprimându-și în mod deschis, votul. Procesul de vot va continua pana la ora 19,00

Lucrările Adunării Generale sunt filmate video.

• Acces offline

Membrii care nu au participat la prezentarea online a materialelor, vor avea acces la materialele Adunării Generale după finalizarea prezentării acestora pe platforma online și după ce membrii prezenți pe platformă si-au exercitat dreptul de vot. Aceste materiale vor putea fi accesate pe platformă, în ziua în care a fost convocată Adunarea Generală.

Membrii care vor consulta offline materialele își vor exercita dreptul de vot la filială, pe baza programării din formularul online. Acesta se poate prezenta la sediul filialei cu actul de identitate.

Accesul în sediul filialei se va realiza cu condiția completării declarației pe propria răspundere conform (Anexa 1)

La intrarea în sediul filialei va fi disponibilă pentru membri substanța dezinfectantă, în mai multe recipiente, pentru a se evita cozile de așteptare. Pentru personalul CECCAR care va asigura secretariatul Adunării Generale și pentru membrii din Consiliul filialei se vor asigura măști de protecție.

Se va întocmi o listă de prezență pe care fiecare membru care are drept de vot o va semna, după legitimare (Anexa 2). Accesul se va face pe baza cărții de identitate sau a unui alt act de identificare recunoscut de autoritățile romane (ex: pașaport).

Se va întocmi de asemenea, o fișă de vot pe care fiecare membru își va exercita dreptul de vot (Anexa 3)

Pentru exprimarea votului membrul va semna în una dintre următoarele coloane: sunt de acord/nu sunt de acord/mă abțin, pentru materiale de pe ordinea de zi.

Pe parcursul desfășurării Adunării Generale cel puțin un reprezentant din CF va fi prezent.

La sfârșitul zilei se va întocmi un proces verbal al Adunării Generale, care se va transmite la aparatul central, în termen de o zi lucrătoare.

Prezenta procedură este obligatorie pentru toate filialele.